Упражнение 10

Работа с отчети

Отчетът служи за извеждане на намерената информация от таблиците и заявките на базата данни в удобна за използуване от потребителя форма. Отчетите най-често се разпечатват. Те могат да съдържат и обобщени данни от големи обеми информация. При създаването на отчета може да се включват опции за групиране и сортиране. Отчетите могат да се прехвърлят и в други офис приложения с цел използуването на по-мощни инструменти за редактирането или анализирането им.

Подобно на заявките и при отчетите има няколко начина за създаване: чрез помощник (Create report by using wizard   от менюто Database), в Design view и чрез бутона New когато сме в подменюто на отчетите. Най-често за първоначално създаване на отчет се използва някой от помощниците (Фиг. 1), след което той може да се отвори в Design view с цел довършителни работи и форматиране.

Създаване на нов отчет се извършва на следните стъпки:

1)       избор от основния прозорец на базата данни на отчет (Reports), натискане на бутона New,

2)       избор на вида на отчета: колонен, табличен и други (Фиг. 1);

3)       избор на таблици и/или заявки, както и полета им, които ще фигурират в отчета;

4)       избор на полета за групиране и сортиране както и въвеждане на статистичски функции (ако данните допускат това);

5)       избор на стандартно оформление и форматиране на отчета

6)      

Фиг. 1
 

съхраняване на отчета с определено от нас име

 

 

Групирането и сортирането на записите в отчет е основна задача при проектирането на отчета. Групата определя начина по който са организирани записите в отчета и как да се приложат статистическите функции за обработка на информацията. Групите в процеса на проектирането се представят като йерархия на секции Header, Detajl, Footer. За да се променят опциите за сортиране и групиране се използува бутонаът Sorting and Grouping и се уточняват начините на групиране и сортиране. Помощникът позволява цялата структура да се зададе лесно и да се оформи автоматично ,но тя трябва предварително да е много добре обмислена, за да се получи желаният резултат. всеки отчет има следните части (секции) (Фиг. 2):

o         горен колонтитул (хедър) на отчета, който се разполага в горната част на първата страница на отчета;

o         горен колонтитул на страницата, който се разполага в горната част на всяка страница на отчета и съдържа именатата на полетата от всяка колона;

o         долен колонтитул на страницата, който се разполага в долната част на всяка страница на отчета и в който мжоем да покажем номера на страницата, общия брой на страниците,  датата на отпечатване,  на отчета;

o         долен колонтитул на отчета, който се разполага в долната част на последната страница на отчета и съдържа резюмирана информация от отчета (напимер обща сума), добавена на последната страница;

o        информационна сеция, намираща се между горния и долния колонтитули на страницата, визуализираща  записите от заявката или таблицата въз основа на които е проектиран отчета.


Задача 1. Направете отчет по таблица Products, като групирате по ProductName,  сортирате по UnitPrice, сумирате по UnitPrice(Фиг. 3), изберете оформление Outline1, стил Formal и запишете отчета под име Products_report. Разгледайте отчета и в двата изгледа.

Задача 2. Направете отчет по таблица Categories без да включвате картинките, като групирате по CategoryId, не сортирате, изберете оформление Tabular, стил Soft gray и запишете отчета под име Categories_report. Защо помощникът не ви предложи обобщаващи функции?

Отваряне, редактиране и форматиране на съществуващ отчет става чрез:

1)       избор от основния прозорец на базата данни на отчет (Reports), посочване на името на желания отчет и натискане на бутона Open;

2)       преминаване в режим Design за редактиране на външния вид на отчета;

3)       добавяне на допълнителни контроли, форматиране, изтриване;

4)       съхраняване на направените в отчета промени. 

 

Редактирането на проект за отчет се извършва след отваряне посочен отчет (от основния прозорец на базата данни на отчет (Reports), посочване на името на желания отчет и натискане на бутона Design) и включва следните операции:

o        промяна на етикет в горния колонтитул на страницата чрез посочване на етикет от горния колонтитул на страницата при което около етикета се появяват оразмеряващите манипулатори и чрез тях ако е необходимо се настройва размера на етикета и следващо щракване върху етикета и редактиране на името му;

o        преместване на етикет в отчет се извършва чрез посочване на етикет от горния или долния колонтитули на страницата и провлачване на етикета до новото място;

o        добавяне на етикет в долния колонтитул на страницата. Ако панела с инструменти Toolboox не се вижда трябва да бъда извикан с бутона Toolbox и от нея да се натисне бутона етикети (Label). След щракване в горния или долния колонтитули се появяа етикет, чието съдържание се въвежда от клавиатурата.

o        добавяне на изчисление в долния колонтитул на станицата чрез:

Естествено след всяка промяна на настройката на проект за отчет е необходимо тя да бъде съхранена под същото или друго име.

В случай че не ни задоволява външният вид на отчета, можем винаги да го отворим в изглед Design и да го форматираме. Отчетите, които създават съветниците са по предварително зададен план и със стандартен външен вид. Ако искаме да създадем оригинален отчет, трябва или съществено да променим някой от създадените с помощникау или да използваме контролите в изглед Report Design за ръчно оформяне на отчета. Това е трудоемка задача, която изисква сериозни професионални умения.

За създаване или оформяне на оригинален отчет трябва да използваме инструментите в Report Design. Оформянето му става чрез поставяне на нужните контроли от лентата Toolbox и настройка на свойствата им или чрез вмъкване на полета от прозореца Field List , показващ полетата на таблицата или заявката, която изобразяваме.

 

Това е лентата Toolbox (Фиг. 4), от която се вмъкват контроли в отчетите и формулярите. В отчетите най- често се използват Label и Text box


 

 Основни свойства на отчета


Това е прозорецът със свойствата, отворен чрез командата Properties, достъпна чрез десния бутон, щракнат под футера на отчета (чрез десния бутон получаваме контекстно меню за обекта, върху който е щракнат – участък от отчета или обект в този участък). Отворена е рубриката Format, чрез която можем да форматираме отчета:

 

 

Долу е показан същият прозорец, отворен на рубриката Data. Там в първото поле се указва източникът на данните – коя таблица или заявка е. Останалите полета определят филтрирането и подреждането на данните.

 


Подобни свойства имат всички части на отчета и те могат да се настройват независимо едни от други. Достъп до свойствата на част от отчета (хедър, футер и т. н. ) имаме чрез щракане на десния бутон на мишката в празно място от съответната част. На фиг. 7 и 8 са показани най-важните свойства на контрола Text Box.



 

Създаване на диаграма с помощта на Chart Wizard:

1)       В основния прозорец на базата данни се избира Reports и се натиска бутона New Report;

2)       от списъка с отчетите се избира Chart Wizard;

3)       от полето Chose The Table Or Query Where The Object's Data Comes From от списъка на съществуващите заявки се избира желаната заявка и от списъка с полетата се избират полетата за диаграмата Fields for Chart ;

4)       избира се типа на диаграмта от 20 възможни;

5)       редактира се агрегиращата функциа с двукратно щракване върху името на агрегиращото поле и избор на съответната функция;

6)       преглед на диаграмата с Preview Chart  след въвеждане и потвърждение на първата стойност на параметъра и въвеждане и потвърждение на последната стойност на параметъра;

7)       промяна на параметрите на диаграмата ако е необходимо като се намалява визуализираната информация;

8)       форматиране на диаграмата – както в Excel

9)       записване на промените  на отчета  с посочено име.

Задача 3. Да се създаде отчет, показващ данните от таблицата Categories, който:

a)      Е  създаден с Autoreport Columnar

b)      Е  създаден с Autoreport Tabular.

Така записаните отчети да се разгледат страница по страница, да се отворят в изглед Design , да им се премахнат картинките и отново да се запишат и прегледат.

 

Задача 4. С помощта на Report Wizard създайте отчет, който включва всички данни от таблицата Customers групирани по Country, сортирани по City , с външен вид  Stepped , стил Soft gray  така че на ширина данните да се събират на една страница. Запишете отчета под име Namereport3. Разгледайте го докрай в Preview, а след това го отворете в Design View и разгледайте внимателно съдържанието на всяка от частите му.

 

Задача 5 Създайте отчет от полетата на таблицата Products, без да включвате ReorderLevel, като данните в него са групирани по категории, сортирани по цени и цените се сумират по групи. Общата сума на цените да излезе на зелен фон със удебелен шрифт с големина 20 pt , а сумите след всяка група да са на червен фон с големина 16 pt.

 

Задача 6 Да се създаде отчет, който показва данните от полета Supplier Id, City, Country от таблицата   Suppliers  полетата Product Name и Unit price от таблицата Products. Данните да са показани по доставчици, групирани по градове и сортирани по име на продукта  на всеки доставчик  Да се направи сумиране по цени, като получената сума се форматира като валута с два знака след десетичната точка и големина 14 pt  и се изписва с тъмносини букви на светлосин фон. . Данните да имат външен вид Outline1 и да се побират хоризонтално на една страница . Номера на доставчика и името на държавата да се изписват на един ред  с големина 12 pt и червен цвят.


Задача 7 Да се създаде заявка Която включва полета Product Name  и  Units in stock от таблицата Products и Unit price и Order ID от Ordeer details , в която са видими само Product Name  и Unit price , Units in stock > 20 и  10248<Order ID<10252. ДАнните от тази заявка да се ползват за създаване на отчет Report1. Диаграмата се форматира в Design View както в Excel , а надписът над нея се вмъква и форматира като обект Label.

 

Задача 8  Да се създаде заявка, която на база таблица Customers показва броя на клиентите от всяка една държава. По тази заявка да се направи отчет във вид на кръгова диаграма, като за всеки сегмент се показва държавата и процента на клиентите от нея. Диаграмата да  е на зелен фон и да има заглавие КЛИЕНТИ, написано с шрифт 20 pt на жълт фон, в хедъра на огчета да има надпис ПРОЦЕНТНО РАЗПРЕДЕЛЕНИЕ НА КЛИЕНТИТЕ  на лилав фон със шрифт  28 pt, а във фоотера да се изписва днешната дата. Отчетът да бъде разположен на лист със стандартен формат в хоризонтално направление с полета по 2 милиметра.