Упражнение №1

 

СЪЗДАВАНЕ НА РЕЛАЦИОННА БАЗА ОТ ДАННИ С

 Мicrosoft Access

 

1. Предназначение и основни възможности на Мicrosoft Access

 

Мicrosoft Access e приложна програма за управление на релационни бази от данни. Чрез нея можем да създаваме нови бази от данни, да отваряме, преглеждаме, използваме и обработваме информацията, съхранена в релационни бази данни с подходящ формат.  Access съхранява данните в бази с формат .mdb, но може да импортира или експортира данни в dBASE, EXCEL, XML, LOTUS, PARADOX, IIS, ASP, RTF, TXT формати. Импортирането се извършва с команда import (а експортирането – с export) от менюто file.

Microsoft Access  съхранява всички обекти на базата данни в един файл с разширение mdb. Една база данни може да съдържа обекти от следните типове:

·         Таблици (Tables) – в тях се съхраняват основните данни на базата. Œ

·         Заявки (Queries) за намиране и показване на точно определени данни.

·         Форми (Forms) за показване, обновяване или добавяне на данни в таблици. Ž

·         Отчети (Reports) за анализиране или разпечатване на данните в подходящ формат.

·         Интернет страници за достъп до данни (Data access pages) за показване, обновяване или анализиране на данните от базата по мрежата или интернет.

Данните се записват на едно място в таблица но могат да се преглеждат, обработват или анализират чрез заявки, форми, отчети или интернет страници едновременно от много места или различни потребители. В процеса на обработката Microsoft Access  осигурява както многопотребителския достъп до данните, така и надеждното им манипулиране.

Таблици и връзки (Tables and Relationships)

За съхраняване на данните в базата се използват таблици. Данни, отнасящи се към един и същи  тип обекти и  имащи по една стойност за всеки конкретен екземпляр на типа обект се съхраняват в една таблица. Онези свойства на обекта, които могат да са в няколко екземпляра за всеки обект от дадения тип (например един ученик може да има няколко оценки) се съхраняват в друга таблица. За да могат да се показват и обработват данни едновременно от няколко таблици в една заявка, отчет или форма, трябва между таблиците да се създадат подходящи връзки.

Пример:

Личните данни на търговците са свойства с по един екземпляр за всеки търговец. За това те се записват в една таблица CustomersŒ. Всеки търговец еднозначно се определя със своя номер (customer ID) За това customer ID е ключ в таблицата Customers. Един търговец извършва много сделки и за това те се описват в друга таблица (orders), която съхранява информация за сделките и също има поле customer ID ( но в нея то не е ключ) за да е ясно кой търговец коя сделка е направил. За да може да се покаже информация за сделките на всеки търговец, е необходима връзката Ž. (фиг. 2)

 

 Заявки (Queries)

За да имаме достъп точно до данните, които ни интересуват независимо от това дали те са съхранени в една или няколко таблици, трябва да ги включим в подходяща заявка. В заявките освен подбиране на данните можем и да ги обработваме чрез множество операции и функции, подходящи за техния тип. На фиг.3 е показана заявка, която показва данни от две таблици.

 

Отчети (Reports)

В случай че имаме нужда да форматираме по подходящ начин избрани от нас данни и да ги разпечатаме, трябва да направим отчет. Мicrosoft Access има богати възможности за форматиране, татистическа обработка и представяне на данните в текстов или графичен вид. На фиг.4 са показани отчети в текстовŒ, графичен (във вид на диаграма) формат и отчет с обобщаващи функцииŽ.

 

Форми (Forms)

За да могат данните от базата лесно и надеждно да се използват и обработват от потребителите е необходимо базата да има подходящ дружелюбен потребителски интерфейс, който да показва на конкретния потребител точно това, което му е нужно с подходящ дизайн и защита на данните от неволно или преднамерено повреждане, разработчикът на базата използва форми. Формите могат да предоставят достъп до данни от няколко таблици и заявки, като определени данни могат само да се показват, а за други да е разрешена и модификацията (фиг.5)

Show Интернет страници за достъп до данни (Data access pages)

За осъществяване на интерактивния достъп до базата по интернет или локалната мрежа се използват Интернет страници за достъп до данни. Те позволават както отдалечен многопотребителски интерактивен достъп и манипулация на данните при необходимото ниво на защита и сигурност, така и създаването на интерактивни отчети, включващи статистически анализ и графично изобразяване на данните(Фиг.6). Основни инструменти за създаване на интернет страниците са  expand indicatorŒ, Text Box, navigation toolbars Ž.

2. Стартиране и изход от Ассess

- стартирането се осъществява от менюто  Start или чрез препртки на десктопа или в коя да е папка. Намерете иконката и стартирайте приложението.

 

 

-         изходът се осъществява по стандартния за Windows – програмите начин.

 

След стартирането можем или да създадем нова база данни като използваме команда new от менюто file или да отворим вече създадена база чрез команда open  от менюто file. И в двата случая ще се отвори прозорецът с основните обекти на базата (фиг.7)

 

Разгледайте внимателно прозореца на базата от фиг.7

 

3. Работа с основното меню - прозорец Database

 

Разгледайте базата данни Northwind. За целта:

Стартирайте Ассess от менюто на Start-бутона. Изберете команда Ореn от менюто File и името на съществуваща БД - С:\Ргоgram\Microsoft Office\..Northwind и натиснете бутон ОК. На екрана се визуализира основното меню Database на Northwind.

 

Натиснете бутон Tables - на екрана се визуализират всички таблици от базата данни

Разгледайте структурата на таблиците в базата. Отворете всяка от тях в Design и Datasheet изгледи и помислете каква е връзката между тях. Изгледите можете да сменяте от менюто View с командите Design View и Datasheet View. С команда Relationships от менюто Tools можете да видите връзките между таблиците в базата.

 

Натиснете бутон Queries - на екрана се визуализират всички заявки от базата данни

Разгледайте структурата на заявките в базата. Опитайте се да отворите всяка от тях. Някои се отварят веднага, а други изискват въвеждане на някакви данни. Те се наричат параметрични и въведените от вас стойности са критерии за подбиране на данните в тях.  Помислете каква е връзката между таблиците и заявките. Изгледите можете да сменяте от менюто View с Design View и Datasheet View. В изглед Design View можете да проследите на база на кои таблици и полета са създадени заявките.

 

Натиснете бутон Forms - на екрана се визуализират всички формуляри от базата данни

Разгледайте структурата на формите в базата. Опитайте се да използвате всяка от тях за въвеждане на данни. Помислете в коя таблица се записват въведените от вас данни и ги потърсете там.

 

Натиснете бутон Reports - на екрана се визуализират всички отчети от базата данни

Разгледайте ги един по един. За някои от тях подобно на заявките ще се наложи да въведете някакви стойности с цел подбиране на подходящи за изобразяване данни. В отчетите освен текстово може да има и графично представяне на данните.

 

4. Начини на създаване на БД от начално меню 

 

-създаване на нова и празна база от данни – с команда Blank database

След изпълнението и определяме папката, където ще се запише новата база и задаваме име на базата в появилия се прозорец. Обърнете внимание на типа на файла, в който Ассess съхранява база данни (.mdb).

Създайте нова празна база данни, която да запишете в папка с вашето име, която е подпапка на папка Ассess на диска С. Името на базата да бъде database1.mdb. След като натиснете бутона “Сrеаtе”, ще се отвори прозореца на празната база данни, където можете да създавате основните обекти на базата.

Цялата информация, която ще съхраняваме в базата се записва в един файл. Файлът на базата данни (.mdb) има следните компоненти:

·         Таблици, в които се записват данните. Те определят вътрешната структура на базата. Създават се от администратора на базата данни.  

·         Заявки, които намират и показват само данните, които отговарят на определени условия. Данните, показвани от една заявка могат да бъдат в различни таблици.

·         Форми, чрез които преглеждаме, редактираме или добавяме данни в базата. Те се използват най-често от крайния потребител.   

·         Отчети, които показват данните със специфично форматиране, готови за печат.

·         Страници за достъп до данните по мрежата или интернет, чрез които може да се преглеждат или обновяват данните по мрежата или интернет.

Създадената от вас празна база данни няма никакви обекти. Вие обаче имате възможност да създавате колкото поискате обекти от горните типове и да ги обработвате лесно чрез графичния интерфейс на Ассess.

 Разгледайте внимателно прозореца на базата от фиг.7, създайте нова база и се опитайте да разпознаете основните обекти в прозореца на базата в Ассess.

Освен възможността да създавате съвсем празна база Ассess предлага и няколко образеца на бази, които имат обекти от горните типове, но в тях няма данни. Това са т. н. Templates. (Фиг.8)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


- създаване на нова база от данни - диалог чрез "wizard" или чрез използване на шаблоните (Templates)

Използват се набор от шаблони за разработка на често използвани бази данни. На първа стъпка се избира съответният шаблон, който съдържа празна база, подходяща за съхранение на данни от фиксирана приложна област (за заявки, за адреси, за складове и др. ), на втора стъпка се уточняват полетата на предлаганите стандартни таблици ( фиг.9),

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


на трета стъпка се избира стила за екрана ( фиг.10),

 


 

 

на четвърта – вида и форматирането на отчетите, после- името на базата и накрая помощникът на базата на избраните елементи автоматично създава таблици, връзки, заявки, отчети и всичко, което е включено в избрания стандартен модел. След това бихме могли да отворим получената база и да въвеждаме в нея данни директно в таблиците или чрез форми, ако това е включено в нейния стандарт.

 


Rounded Rectangular Callout: В този прозорец се показват допустимите стилове за отчетите

 


Въвеждането на данни в базата въобще не е произволно. Най-напред въведените данни трябва да имат същия тип както полетата, в които ги въвеждаме. Освен това някои данни се записват едни и същи в няколко таблици и за това за да попълваме директно таблиците, трябва много добре да познаваме структурата на базата. Това на практика би трябвало да прави само нейният администратор. Потребителят трябва да използва предоставените форми за въвеждането на данните. Не е без значение в какъв ред ще ги извиква и какви данни ще въвежда в тях.

 

Задачи за упражнение

 

Задача 1. Използвайки помощника, създайте две бази от различни типове по ваш избор. Разгледайте структурата им (таблици, връзки, заявки, отчети, форми) Използвайте формите им, за давъведете по няколко екземпляра от всички данни в базата. После отново разгледайте другите обекти с цел да добиете представа къде са записани въведените от вас данни, как се обработват и показват. Опитайте и директно да въвеждате данни в таблиците. Какви проблеми възникват?

 Затворете базата.

Задача 2. Да се създаде нова база данни по образец Students and Classes с фонов стил stone, стил за отчети Corporate и без картини,  като се създадат всички предложени таблици и полета с изключение на Email Name. Да се запълнят с данни по ваш избор 4 реда от всяка таблица, като се въвеждат ръчно в таблиците.